Olympia Uitzendbureau realiseert papiervrij uitzendproces met IntraOffice via de cloud
Schiphol-Rijk, 19 maart 2015 – Olympia Uitzendbureau heeft het uitzendproces voor alle vestigingen volledig gedigitaliseerd met IntraOffice van IntraData (onderdeel van Solipsis Document Management). IntraData heeft hiervoor met IntraOffice een integratie gerealiseerd met de cloudsoftware van Pivoton. Dankzij de digitale handtekening is het uitzendconcern in staat om juridisch sluitend volledig papiervrij met zijn uitzendkrachten te communiceren. Digitalisering helpt Olympia bovendien om de kwaliteit en snelheid van de dienstverlening naar een hoger niveau te tillen. Het betekent een efficiencyslag waardoor minder tijd gaat zitten in handmatige administratieve afhandeling, archivering van en het zoeken naar de juiste documenten. Daarnaast scheelt het aanzienlijk in andere postale kosten en worden fouten uitgesloten.
Naar omzet gerekend behoort Olympia tot de top van de uitzendbureaus in Nederlands. Franck Lamouller, CIO van Olympia Uitzendbureau: “Het meest wezenlijke onderscheid ten opzichte van onze concurrenten is dat Olympia een franchiseorganisatie is; alle vestigingen worden gerund door zelfstandige ondernemers.”
Een belangrijke drijfveer voor Olympia om op zoek te gaan naar een rechtsgeldige oplossing voor het digitaal opslaan en ondertekenen van plaatsingsdocumenten, is het nog steeds toenemende belang van internet. Lamouller: “Voorheen gingen we naar kandidaten toe of kwamen zij langs op de vestiging om alle documenten te ondertekenen. Met de IntraOffice oplossing kan dat volledig digitaal en papiervrij. Dit betekent een enorme tijdwinst, verbeterde kwaliteit van serviceverlening richting de uitzendkracht en we sparen het milieu. Bovendien kan Olympia sneller schakelen en reageren op inleenverzoeken van de klant.”
Compliance
Een andere belangrijke reden is volgens Lamouller compliancy-vergroting. “Binnen de branche geldt een sterke bewijsplicht richting bijvoorbeeld de Belastingdienst. “Het is bekend waar een compleet dossier aan moet voldoen, welke stukken verplicht zijn, zoals een contract en een kopie van het identiteitsbewijs. We kunnen nu eenvoudiger aantonen dat dossiers compleet zijn.”
Toekomst
Een van de redenen dat de keuze op IntraOffice is gevallen heeft alles te maken met de toekomst. “De oplossing is eenvoudig uit te breiden met extra functionaliteit”, aldus Lamouller. “Naast het elektronisch opslaan en elektronisch ondertekenen van documenten biedt het ook de mogelijkheid om aan te sluiten op een betaalplatform. Dit is nu nog toekomstmuziek, maar het is iets wat we zeker gaan overwegen.”
Simon Kornblum, commercieel manager IntraData: “Olympia Uitzendbureau is een vooruitstrevende uitzender met ambitie. Met het in gebruik nemen van IntraOffice zet Olympia een concrete stap voorwaarts in het papiervrij werken. Papier is niet meer van deze tijd. Het is bewerkelijk, kostbaar en niet duurzaam. Met onze oplossing wordt 100% papiervrij communiceren met klanten heel eenvoudig. Documenten worden digitaal beschikbaar gesteld via het internet en kunnen eenvoudig via de smartphone rechtsgeldig worden ondertekend. IntraOffice is een moderne internet gebaseerde oplossing die eenvoudig te integreren valt binnen bestaande bedrijfsapplicaties.”
Over Pivoton BV
Pivoton ondersteunt met zijn cloudsoftware, Platform as a Service en Business Proces Outsourcing, het gehele uitzendproces, van administratief tot commercieel en de complete backofficeverwerking van urendeclaraties en facturatie. Pivoton bundelt met zijn 48 medewerkers gezamenlijk ruim 1000 jaar ervaring en vertaalt deze kennis en expertise naar verrassende cloudsoftwaretoepassingen. In alle producten en diensten is de kennis van software, verlonen en factureren, wet- en regelgeving, cao’s, de flexbranche en klantkennis terug te vinden. Het belang van de klant staat hierbij altijd voorop zodat de klant geen zorgen heeft over zijn uitzendproces. www.pivoton.nl.
Over IntraData BV
IntraData BV is onderdeel van de Solipsisgroep en brengt sinds 1996 het documentmanagement systeem IntraOffice op de markt. Het is de eerste complete oplossing voor digitaal archiefbeheer met ondersteuning voor bulk computeroutput. Het systeem kan zowel in licentievorm als in een SaaS- vorm worden ingezet. IntraOffice wordt dagelijks door meer dan 45.000 bedrijven gebruikt, die maandelijks meer dan 51 miljoen documenten verwerken. IntraOffice is actief in 7 landen en beschikbaar 7 in talen. Bekijk ook het filmpje
IntraData is onderdeel van de Solipsisgroep, waartoe ook Solipsis, Holland House en Solipsis Managed Services behoren. Voor meer informatie: zie www.intradata.nl, www.solipsis.nl, www.hollandhouse.com en www.solipsismanagedservices.nl.
Over Olympia
Olympia Uitzendbureau, opgericht in 1969, is een uitzendorganisatie met zo’n 90 reguliere en 50 inhouse vestigingen in Nederland. Naar omzet gerekend is Olympia het vijfde uitzendbureau van Nederland. Olympia levert een breed scala aan personeeldiensten en richt zich daarbij op vrijwel alle marktsegmenten. Als enige grote uitzender hanteert Olympia een franchiseformule: de lokale vestigingen zijn in handen van zelfstandige ondernemers. Door haar uitgebreide online en offline netwerk kan Olympia bedrijven en uitzendkrachten de voordelen bieden van een grote landelijke organisatie, in combinatie met de kracht en betrokkenheid van het lokale ondernemerschap. Meer informatie over Olympia is te vinden op: www.olympia.nl